Notfallkoffer für Unternehmen.

Wenn der Betrieb führungslos ist, sind wichtige Informationen nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten unklar, und dazu laufen wichtige Fristen unbemerkt ab. Bereits eine fehlende Unterschriftsberechtigung kann fatale Folgen haben. Solch ein „Notfall” kann vor allem kleine und mittelständische Unternehmen mit starker Anbindung an die Unternehmerfamilie ins Wanken bringen. Denn die betriebsnotwendigen Informationen konzentrieren sich hier häufig auf den alleinigen Inhaber.

Doch die Praxis zeigt, dass viel zu oft dieses Szenario von den Unternehmenslenkern verdrängt wird. Wer rechnet schon damit, plötzlich im Betrieb auszufallen? Vielen ist unklar, welche Auswirkungen der plötzliche Ausfall des Inhabers oder Geschäftsführers durch Krankheit, Unfall oder Tod auf die arbeitsrechtlichen Aspekte im Unternehmen haben kann und welche Konsequenzen das Unternehmen in diesen Fällen zu tragen hat. Aber Notfallvorsorge? In den meisten Fällen leider Fehlanzeige. 

Laut der Stiftung Familienunternehmen haben zurzeit nur etwa 30 Prozent der mittelständischen Familienunternehmer überhaupt einen Plan für den Nachlass und die Nachfolge im Unternehmen. Noch weniger haben eine konkrete Nachfolgeregelung ausgearbeitet, die die Interessen der Familie und des Unternehmens ausbalanciert. Bei fast niemandem könnte also der Betrieb beim Tod des Eigentümers störungsfrei weiterlaufen.

Gerade im familiengeführten Mittelstand tritt der Unternehmer häufig als Geschäftsführer und Gesellschafter auf und bündelt alle Kompetenzen (operativ und rechtlich) in seiner Person. So sinnvoll und hilfreich das im Alltagsbetrieb sein mag, so existenzbedrohend ist das bei einem plötzlichen Ausfall des Unternehmenslenkers.

Umso wichtiger ist es, als Verantwortlicher eines Betriebes rechtzeitig für den Ernstfall vorbereitet zu sein. Ein sehr wichtiges und nützliches Instrument ist der sogenannte Notfallkoffer. In solch einen Koffer – es kann auch eine Mappe oder ein Ordner sein -, gehören alle wichtigen Unterlagen, Passwörter, Ansprechpartner usw., damit im Falle eines Unfalls, einer schweren Krankheit oder gar des Ablebens des Firmeninhabers die Existenz des Betriebes nicht ernsthaft gefährdet ist. Denn wer in die Bresche springen muss, braucht alle nötigen Informationen. Es macht daher Sinn, alle wichtigen Dokumente und Informationen in einer Mappe oder elektronisch zu bündeln.

Experten raten Unternehmer dringend dazu, zeitnah einen solchen Notfallkoffer zusammenzustellen, für den Fall, dass er sein Unternehmen nicht mehr selbst leiten kann. Damit sichert er nicht nur sich selbst und die Unternehmerfamilie ab, sondern sichert auch Arbeitsplätze ab. Dieser Koffer beziehungsweise eine entsprechende Planung soll Anregung, Orientierung und Werkzeug zugleich sein, um die wichtigsten Informationen zusammenzustellen und notwendige Regelungen konkret umzusetzen.

Die ausgewählten Vertrauenspersonen sollten mit den notwendigen Vollmachten ausgestattet sein bzw. werden. Dies kann durch die zeitlich befristete Erteilung von Vollmachten geschehen oder mit der Erteilung von Prokura. Denkbar ist auch, in etwas größeren Unternehmen einen Beirat einzurichten. Der könnte aus anderen Unternehmern, einem Anwalt und/oder dem Steuerberater, die im Normalfall beraten und im Notfall einspringen können, bestehen.

Leider ist immer noch der Irrtum weit verbreitet, in Notfällen könnten nahe Angehörige, etwa die Ehefrau, automatisch für den ausgefallenen Unternehmer handeln. Richtig ist vielmehr, dass von dem zuständigen Betreuungsgericht ein Betreuer für die Person bestellt werden muss, die ihre Angelegenheiten nicht selbst besorgen kann. Eine solche Betreuung ist allerdings nicht erforderlich, wenn die Angelegenheit durch einen Bevollmächtigten besorgt werden kann.

Ob als Koffer, Mappe, Ordern und/oder digital - Hauptsache, es ist sichergestellt, dass die Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahrt wird. In Frage kommen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Notar des Unternehmens. Diese Personen benötigen außerdem genaue Anweisungen, unter welchen Umständen der Koffer zum Einsatz kommt und in welchen Fällen der Notfallkoffer wem ausgehändigt werden darf.

Unser Überblick zeigt: Ein Risiko-Management-System in Form eines Notfallkoffers erfordert relativ wenig Aufwand und ist eine sinnvolle und wertvolle Unterstützung. Weil jedes Unternehmen, jeder Unternehmer einzigartig ist, sollte auch der Notfallkoffer individuell zusammengestellt werden. Nur ein auf die Firma zugeschnittener, rechtzeitig gepackter und laufend aktualisierter Koffer ist geeignet, den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. Denn klar ist: Der Notfall an sich lässt sich nicht im Voraus planen, sehr wohl aber die Instrumente und Regeln, um ihn zu bewältigen.

Wichtig ist es, sich professionelle Unterstützung beim „Packen“ zu holen. Der Blick durch Dritte hilft klare Planungen zu entwickeln. Denn diese blicken von außen auf das Unternehmen und die Familiensituation, losgelöst von Verwicklungen und Emotionen. Das können Steuerberater und/oder Rechtsanwälte sein. 

Übrigens: Tritt der Notfall nicht ein, sollten die Verfügungen und Regelungen natürlich regelmäßig überprüft und an neue Situationen angepasst werden. Und umsonst ist der Aufwand ohnehin nicht. Denn ein wichtiger positiver Nebeneffekt ist, dass sich bei den Finanzinstituten oft Konditionen bei Kreditvergaben verbessern, wenn eine gute Notfallplanung vorliegt. Die gesamte Planungssicherheit steigert sich also durch einen Notfallkoffer.